Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam là mối quan tâm hàng đầu của cả doanh nghiệp sử dụng lao động ngoại quốc và chính bản thân người lao động nước ngoài. Đặc biệt, từ tháng 8/2025, các quy định mới theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã có hiệu lực, cập nhật nhiều điểm mới trong việc cấp giấy phép lao động. Việc nắm rõ thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt mà còn tạo điều kiện để người nước ngoài làm việc hợp pháp, ổn định tại Việt Nam.
Bài viết “Dịch vụ xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài theo luật mới 2025” dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp giấy phép lao động theo quy định mới nhất, giúp quý khách hàng hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và quy trình cần thiết để xin giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Cơ sở pháp lý Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất tháng 8/2025
- Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14);
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Trước khi làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng đủ các điều kiện về độ tuổi (từ 18 trở lên), sức khỏe, lý lịch tư pháp trong sạch, trình độ chuyên môn phù hợp (chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật) và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Đây là những yêu cầu bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019, nhằm đảm bảo người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, cần xác định rõ đối tượng áp dụng và vị trí công việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Đối tượng áp dụng
Người lao động nước ngoài tại Việt Nam là công dân nước ngoài làm việc ở các vị trí được Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định, theo nhiều hình thức như: ký hợp đồng lao động; di chuyển nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận kinh tế – xã hội; cung cấp hoặc chào bán dịch vụ; tình nguyện; thành lập hiện diện thương mại; được điều chuyển từ nước ngoài; tham gia gói thầu, dự án; là thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài; giữ chức danh quản lý trong doanh nghiệp có vốn góp dưới 3 tỷ đồng; hoặc làm việc cho cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài. Người sử dụng lao động có thể là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, nhà thầu, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cá nhân được phép kinh doanh.
Vị trí công việc được phép tuyển dụng người nước ngoài
Người lao động nước ngoài được cấp phép làm việc tại Việt Nam khi đảm nhiệm một trong các vị trí sau:
Nhà quản lý
- Là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp; hoặc
- Là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Giám đốc điều hành
- Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc
- Người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Chuyên gia
- Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí; hoặc
- Có bằng đại học trở lên trong chuyên ngành được đào tạo và ít nhất 1 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí đối với lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội theo xác định của cơ quan nhà nước hoặc theo thỏa thuận hợp tác quốc tế.
Lao động kỹ thuật
- Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí; hoặc
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.
Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Khi đã đảm bảo đủ điều kiện, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động. Bộ hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, bao gồm các giấy tờ sau:
1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định (Tải mẫu 03 tại đây)
2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
3. Hộ chiếu còn thời hạn.
4. Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định này.
5. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:
a) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định này;
b) Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp quy định tại điểm c, điểm i khoản 1 Điều 2 Nghị định này;
c) Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định này;
d) Trường hợp quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 2 Nghị định này phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
đ) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm h khoản 1 Điều 2 Nghị định này;
e) Trường hợp quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định này phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định này.
7. Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.
a) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý quy định là một trong các giấy tờ sau:
i) Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp;
ii) Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
b) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là giám đốc điều hành là một trong các giấy tờ sau:
i) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
ii) Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
c) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là chuyên gia là một trong các giấy tờ sau:
i) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó;
ii) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
d) Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
đ) Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công nhận theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Xây dựng;
e) Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Trường hợp chuyên gia làm việc trong Trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đảm bảo theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm;
f) Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.
8. Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là lao động kỹ thuật là một trong các giấy tờ sau:
a) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.
b) Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.
Trình tự thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành theo đúng trình tự thủ tục cấp giấy phép lao động dưới đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động trực tiếp, qua bưu chính công ích, dịch vụ ủy quyền hoặc nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động sẽ làm việc.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Trung tâm Phục vụ hành chính công chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa đến cơ quan có thẩm quyền. Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan sẽ thẩm định, chấp thuận và cấp giấy phép lao động theo mẫu. Nếu từ chối, phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong 3 ngày làm việc.
Bước 3: Ký hợp đồng lao động và thông báo
Đối với trường hợp ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc và gửi bản sao cho cơ quan cấp phép khi được yêu cầu. Nếu người lao động làm việc tại nhiều tỉnh/thành phố cho cùng một người sử dụng lao động, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại nơi làm việc ít nhất 3 ngày trước khi bắt đầu, đảm bảo thời hạn không vượt quá hiệu lực của giấy phép lao động.
Thực tế cho thấy, nếu không nắm rõ và tuân thủ đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài có thể đối mặt với rủi ro bị thu hồi giấy phép, gây gián đoạn công việc, thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín. Nguy cơ này càng cao nếu hồ sơ thiếu sót, nộp sai thời hạn hoặc không phù hợp với nội dung đăng ký.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong tư vấn pháp lý và xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, Skylaw cam kết hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tiến độ cho đến khi nhận kết quả. Liên hệ ngay Skylaw để được tư vấn nhanh – xử lý chuẩn – hạn chế tối đa rủi ro khi sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Thông tin liên hệ tư vấn chi tiết:
