5 LỖI KHIẾN HỒ SƠ BỊ TRẢ LẠI

Đây là lỗi phổ biến nhất trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động. Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bắt buộc phải sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định này – đây là văn bản tổng hợp vừa báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, vừa đề nghị cấp giấy phép lao động. Nếu người sử dụng lao động vẫn sử dụng mẫu cũ từ Nghị định 152/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2023/NĐ-CP, hồ sơ sẽ lập tức bị từ chối.

Ngoài ra, các sai sót khi điền mẫu như thông tin họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu không khớp với giấy tờ gốc; tên doanh nghiệp không đúng với đăng ký kinh doanh; hoặc mẫu có tẩy xóa, sửa chữa đều là nguyên nhân khiến hồ sơ bị trả lại. Doanh nghiệp cần đảm bảo mọi thông tin trong mẫu giấy phép lao động đều được kiểm tra kỹ, đặc biệt là sự trùng khớp giữa các giấy tờ trong cùng một bộ hồ sơ.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài đáp ứng điều kiện của vị trí công việc, cụ thể là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Một lỗi thường gặp là chức danh ghi trong hồ sơ giấy phép lao động không khớp với quy định pháp luật hoặc bằng cấp, kinh nghiệm thực tế của người lao động.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, điều kiện được điều chỉnh như sau:

• Đối với chuyên gia: phải có bằng đại học trở lên và ít nhất 02 năm kinh nghiệm chuyên môn phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm tại Việt Nam.

• Đối với giám đốc điều hành: phải có ít nhất 03 năm kinh nghiệm quản lý trong lĩnh vực liên quan.

• Đối với lao động kỹ thuật: phải được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm thực tiễn phù hợp.

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng tên nghề nghiệp trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động phải được ghi theo mã cấp 3 trong Danh mục nghề nghiệp Việt Nam (ban hành theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg), không được mô tả chung chung hoặc tự đặt tên chức danh. Hồ sơ ghi chức danh không nằm trong danh mục này sẽ bị cơ quan thẩm quyền trả lại để chỉnh sửa.

Trong hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, hai loại giấy tờ dễ bị bỏ sót về thời hạn nhất là giấy khám sức khỏe và phiếu lý lịch tư pháp. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định rõ:

Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp và có giá trị sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Phiếu lý lịch tư pháp (hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự) phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.

Trường hợp người lao động nước ngoài thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp phiếu lý lịch tư pháp thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia cùng với hồ sơ cấp giấy phép lao động, thì không cần nộp phiếu lý lịch tư pháp riêng lẻ. Đây là điểm mới của Nghị định 219/2025/NĐ-CP mà nhiều doanh nghiệp chưa nắm được, dẫn đến nộp thừa hoặc thiếu giấy tờ không cần thiết. Ngoài ra, đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, chỉ được chấp nhận khi Việt Nam và quốc gia cấp giấy có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau về giấy tờ y tế.

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động yêu cầu hộ chiếu còn thời hạn của người lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần kiểm tra hộ chiếu còn đủ thời hạn để làm việc tại Việt Nam trong suốt thời gian giấy phép lao động dự kiến cấp, không chỉ còn hạn tại thời điểm nộp hồ sơ.

Một lỗi khác cũng rất phổ biến là các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp (như bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm làm việc, giấy tờ chứng minh vị trí tại doanh nghiệp nước ngoài) không được hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định. Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định: Các giấy tờ trong hồ sơ cấp giấy phép lao động nếu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Ngoài ra, bản sao giấy tờ phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật. Việc nộp bản sao không chứng thực hoặc bản dịch không được công chứng là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ giấy phép lao động bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

Đây là lỗi xuất phát từ sự thay đổi lớn về thẩm quyền cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Nhiều doanh nghiệp vẫn quen với quy trình cũ, nộp hồ sơ lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nay đã chuyển chức năng quản lý lao động nước ngoài sang Sở Nội vụ hoặc cơ quan được UBND cấp tỉnh phân cấp), dẫn đến hồ sơ bị chuyển trả lại.

Theo Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan do UBND cấp tỉnh phân cấp tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Riêng trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính là cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ giấy phép lao động được nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (trực tuyến) hoặc trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương. Doanh nghiệp cần xác định chính xác cơ quan tiếp nhận trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thêm thời gian do bị trả lại và phải nộp lại từ đầu.