Một trong những câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường đặt ra là: Người nước ngoài là thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) có cần xin Giấy phép lao động (work permit) hay không? Câu hỏi này trở nên đặc biệt cấp thiết trong bối cảnh Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, thay thế hoàn toàn Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, mang đến nhiều thay đổi quan trọng về quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Hiểu đúng quy định về giấy phép lao động đối với thành viên HĐQT là người nước ngoài không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro pháp lý đáng kể. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định hiện hành, điều kiện được miễn giấy phép lao động, thủ tục hành chính thay thế và những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp và cá nhân nước ngoài có vai trò quản trị tại công ty tại Việt Nam.
CƠ SỞ PHÁP LÝ
– Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021);
– Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP);
– Luật Nhập cảnh, Xuất cảnh, Quá cảnh, Cư trú của Người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2019).
I. NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG ĐỐI VỚI NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM
Theo quy định tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam. Về nguyên tắc, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động (giấy phép lao động) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp được miễn giấy phép lao động theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, pháp luật lao động Việt Nam cũng ghi nhận một số trường hợp đặc biệt mà người nước ngoài được miễn giấy phép lao động, trong đó có trường hợp người nước ngoài đảm nhiệm vai trò quản trị trong doanh nghiệp như thành viên HĐQT của công ty cổ phần. Điều này được quy định cụ thể tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Điểm quan trọng cần lưu ý là: miễn giấy phép lao động không có nghĩa là không cần thủ tục hành chính. Người nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động vẫn phải thực hiện nghĩa vụ xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thực hiện thông báo với cơ quan có thẩm quyền, tùy từng trường hợp cụ thể.
II. NGƯỜI NƯỚC NGOÀI LÀ THÀNH VIÊN HĐQT CÓ ĐƯỢC MIỄN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG KHÔNG?
2.1. Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài được miễn giấy phép lao động nếu: “Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.”
Như vậy, để người nước ngoài là thành viên HĐQT được miễn giấy phép lao động, cần đáp ứng đồng thời hai điều kiện:
Thứ nhất, người đó giữ chức danh Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần;
Thứ hai, giá trị vốn góp của người đó trong công ty cổ phần phải từ 3 tỷ đồng trở lên.
2.2. Trường hợp vẫn phải xin giấy phép lao động
Ngược lại, nếu người nước ngoài là Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT của công ty cổ phần nhưng giá trị vốn góp dưới 3 tỷ đồng, thì không được áp dụng điều khoản miễn giấy phép lao động nêu trên.
Trong trường hợp này, người nước ngoài vẫn có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện để được cấp giấy phép lao động theo quy trình thông thường với tư cách là nhà quản lý, giám đốc điều hành. Điều này được hỗ trợ bởi khoản e điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, theo đó người lao động nước ngoài làm việc ở vị trí Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT của công ty cổ phần với vốn góp dưới 3 tỷ đồng “phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định” để được cấp giấy phép lao động.
III. THÀNH VIÊN HĐQT ĐƯỢC MIỄN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG: CẦN LÀM THỦ TỤC NÀO?
3.1. Xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Mặc dù được miễn giấy phép lao động, thành viên HĐQT là người nước ngoài (đáp ứng điều kiện vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên) vẫn phải thực hiện thủ tục xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo quy định tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Giấy xác nhận này có vai trò pháp lý quan trọng: là căn cứ để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, là cơ sở để xin visa lao động và thẻ tạm trú, đồng thời là tài liệu cần xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra lao động. Giấy xác nhận có thời hạn tối đa 02 năm và được gia hạn tối đa một lần với thời hạn không quá 02 năm.
3.2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận
Theo Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm:
- Văn bản đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp (có hiệu lực không quá 12 tháng);
- 02 ảnh màu.
- Hộ chiếu còn hiệu lực;
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động (ví dụ: tài liệu xác nhận tư cách thành viên HĐQT, giấy chứng nhận vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên tại công ty cổ phần);
Các giấy tờ trong hồ sơ có nguồn gốc nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
3.3. Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ
Hình thức và thời hạn nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong khoảng thời gian không quá 60 ngày và không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc qua một trong các hình thức sau
- Nộp trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia
- Nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
IV. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Câu hỏi 1: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?
Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và chỉ được gia hạn tối đa một lần với thời hạn không quá 02 năm tiếp theo theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi 2: Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động thuộc về cơ quan nào?
Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động thuộc về UBND cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho Sở Nội vụ hoặc cơ quan có thẩm quyền tại địa phương theo quy định.
Câu hỏi 3: Nếu không có Giấy xác nhận, thành viên HĐQT người nước ngoài có bị xử phạt không?
Có. Nếu thành viên HĐQT là người nước ngoài thuộc diện phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nhưng không thực hiện thủ tục này, người đó có thể bị coi là lao động trái phép tại Việt Nam và doanh nghiệp sử dụng lao động đó có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật lao động.
KẾT LUẬN
Tóm lại, câu trả lời cho câu hỏi “Có cần xin giấy phép lao động nếu người nước ngoài là thành viên HĐQT?” phụ thuộc vào giá trị vốn góp của người đó trong công ty cổ phần:
Nếu giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên: Không cần xin giấy phép lao động, nhưng bắt buộc phải xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Điều 8, Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Nếu giá trị vốn góp dưới 3 tỷ đồng: Cần xin giấy phép lao động theo quy trình thông thường (nếu đáp ứng điều kiện) hoặc không được phép làm việc tại Việt Nam với tư cách này.
Doanh nghiệp cần chủ động rà soát tình trạng pháp lý của các thành viên HĐQT là người nước ngoài, đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ hành chính theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP để tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Trong trường hợp có vướng mắc về thủ tục xin giấy phép lao động hay Giấy xác nhận miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động và đầu tư nước ngoài.
